Digitale Verwaltung

Langer Weg zur Smart City

Von Christian Raum · 2018

Neidisch schauen viele Verwaltungsmitarbeiter auf ihre Kollegen im Ausland. In Spanien, Italien, Frankreich und England sind von der Europäischen Union geförderte Leuchtturmprojekte entstanden. Gemeinsam bauen IT-Experten und Verwaltungen am digitalen Wandel. Deutschland ist noch nicht so weit.

Eine städtische Skyline im Sonnenuntergang. Thema: Digitale Verwaltung.
Foto: iStock/shansekala

In vielen Städten beginnt der digitale Wandel sehr langsam. Um eine Vorstellung zu erhalten, wie viel Aufwand für die Digitalisierung benötigt wird, suchen und zählen Stadtverwaltungen ihre papierbasierten Prozesse. Verantwortliche in Städten mit etwa 100.000 Einwohnern schätzen, dass ihre Behörden mit mehr als 2.500 festgeschriebenen Vorgängen arbeiten. Die reichen von der Abfallwirtschaft über die Baubehörden bis zur Zulassung von Autos und LKWs.

Diese Bestandsaufnahmen zeigen sehr genau, dass bis heute nur wenige einzelne Schritte innerhalb der Verwaltungen digitalisiert sind. Eine zeitgemäße, elektronische Abbildung auch nur eines Bruchteils dieser Vorgänge liegt in weiter Ferne.

Digitale Verwaltung: Behördenleiter scheuen zusätzliche Komplexität

Behördenleiter argumentieren, die Digitalisierung sei keinesfalls eine zwingende Notwendigkeit. Tatsächlich funktionieren die Städte. Die Digitalisierung von Abläufen würde weder die Vorgänge beschleunigen, noch verschlanken. Vielmehr bestünde die Gefahr, dass digitale Dokumenten-Management-Systeme eine zusätzliche Komplexität in die Prozesse bringen könnten.

Als Beispiel nennen sie die Digitalisierung des Stadtrates und die Ausstattung der Vertreterinnen und Vertreter mit digitalen Geräten wie Laptops oder Tablets. Die ursprünglichen Konzepte folgen der Idee von Digitalisierung und papierlosem Arbeiten. Früher wurden alle Unterlagen und Vorlagen für den Stadtrat gedruckt und zeitgleich verteilt. In Zukunft sollen die Schriftstücke als digitale Dokumente zugestellt und bearbeitet werden.

Doch die installierten Lösungen funktionieren nur dann reibungslos, wenn sich alle Vertreter entweder für Papier oder für digitale Dokumente entscheiden. 

Analoge Lösungen werden bevorzugt

Möchte nur ein Mitglied eines digitalisierten Stadtrates Unterlagen auf Papier, muss die Verwaltung sowohl manuell wie auch digital liefern – und zwar an alle Beteiligten zeitgleich. Und bei der digitalen Zustellung können bei freier Wahl der Lieferadresse etliche Kanäle hinzukommen – einige Vertreter bevorzugen die Lieferung in das E-Mail-Postfach, andere erwarten die Zustellung in den Eingangskasten ihres Dokumenten-Management-Systems, weitere Optionen sind der Empfang in einem der zahlreichen Messagingprogramme oder die Ablage im File-System.

In anderen Kommunen sind die Verwaltungen mit großem Einsatz dabei, ihre Prozesse von Papierformularen auf Portale und Online-Formate umzustellen. Sie denken über die Verbesserungen im Verkehrsmanagement nach oder diskutieren mit den Stadtwerken über „smarte“ Stromnetze.

Doch allzu häufig würden sich auch hier Entscheidungsträger gegen die Digitalisierung stellen und sich an die alten, analogen Lösungswege halten. Getreu dem Motto „die Bürger können Beton sehen, die Digitalisierung aber nicht“ lösen sie Verkehrsprobleme lieber mit dem Bau neuer Straßen, Brücken und Parkhäuser, mit Papierformularen für Verkehrssünder und Falschparker.

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